Ketika Anda menjalin kerja sama dengan klien untuk suatu proyek, tentu ada beberapa ekspektasi yang diinginkan dari Anda. Klien memiliki ekspektasi tinggi terhadap produk dan layanan yang Anda tawarkan kepada mereka.
Namun, untuk memenuhi ekspektasi tersebut bukan sesuatu yang mudah. Terkadang ada permintaan-permintaan dari klien yang sulit dan berubah-ubah. Akan ada selalu tekanan untuk bisa memberikan hasil terbaik dan sesuai klien agar mereka mau terus bekerja sama dengan Anda.
Disinilah Anda harus pandai-pandai menghadapi ekspektasi mereka sejak awal. Anda harus dapat mengendalikannya, sehingga klien dapat menentukan ekspektasi mereka terhadap pelayanan dan hasil akhir kerja Anda.
Ekspektasi Klien yang Menjengkelkan
Dalam artikel ini, RedERP akan membahas bagaimana menghadapi ekspektasi klien yang terkadang membuat jengkel namun tetap menjaga reputasi bisnis Anda. Berikut ini beberapa tipsnya untuk Anda.
1. Jujur dan Transparan Tentang Proses Bisnis Anda
Ketika Anda pertama kali berjumpa dengan klien, pastinya Anda menyampaikan hal-hal yang bagus mengenai bisnis Anda. Namun, alangkah baiknya jika Anda bersikap jujur dan transparan sejak awal bagaimana proses bisnisnya. Apabila ada beberapa hal yang tidak bisa Anda jamin, maka katakan sejujurnya.
Hal tersebut akan membantu Anda memudahkan proses kerjanya, sehingga proyek yang dikerjakan bisa berjalan dengan lancar. Jika klien meminta Anda memenuhi sesuatu di luar keahlian Anda, jangan pernah ragu untuk menolaknya. Jangan pernah Anda menutupi jika terjadi kesalahan, tetapi bersikaplah jujur dan profesional untuk segera meminta maaf. Setelah itu buatlah rencana lain untuk memperbaiki kesalahan tersebut.
2. Antisipasi Kebutuhan Klien
Anda harus bisa mengantisipasi kebutuhan klien tanpa perlu berasumsi tentang ekspektasi mereka. Untuk bisa memahami apa diharapkan dari klien Anda, gali lebih dalam informasi sebanyak-banyaknya dengan menanyakan beberapa pertanyaan secara rinci.
3. Pahami Apa yang Masalah Klien
Ketika klien berbicara mengenai ekspektasinya kepada Anda, cobalah untuk memposisikan diri Anda sebagai mereka. Pahami masalah mereka dengan baik meski sesulit apapun permintaannya. Ketika Anda bisa memahami masalah klien, maka Anda dapat dengan mudah menemukan solusi alternatif yang efektif.
4. Jangan Memberikan Janji Jika Tidak Bisa Menepatinya
Klien akan sangat kecewa jika Anda tidak bisa memberikan hasil kerja yang sesuai keinginan mereka. Untuk itu, jangan sampai Anda memberikan janji jika tidak bisa menepatinya. Namun, Anda bisa menambahkan beberapa detail kecil yang lebih spesial pada setiap permintaan klien.
Misalnya, klien meminta Anda untuk dibuatkan video animasi dalam waktu satu minggu. Tentu saja hal itu terdengar sangat tidak realistis karena Anda harus melakukan riset dan lain sebagainya. Jadi, Anda jangan memberikan janji yang mustahil dilakukan, tetapi katakan saja bahwa Anda membutuhkan waktu sekitar 3 minggu untuk menyelesaikan. Namun, Anda tetap sampaikan bahwa tim Anda akan coba mengerjakannya dalam dua minggu. Sehingga sebelum tiga minggu Anda sudah dapat memberikan hasil kerja Anda kepada klien.
5. Konsisten Dalam Berkomunikasi
Anda dengan klien harus bisa konsisten dalam berkomunikasi selama proyek berlangsung. Bukan hanya sekedar memberikan update kemajuan proses pengerjaan proyek secara rutin, tetapi juga jadi pendengar untuk klien. Ketika klien memberikan feedback atau request baru, dengarkanlah dengan baik dan ulangi apa yang dikatakan untuk mengkonfirmasi sekaligus menunjukkan jika Anda benar-benar mendengarkan mereka.
Jika memang diperlukan, Anda bisa mendokumentasikan setiap diskusi dengan klien. Dokumentasi tersebut bisa Anda jadikan rujukan apabila klien meminta revisi atau mengubah kebutuhannya. Untuk dapat mengelola dokumentasi tersebut, Anda bisa menggunakan CRM software. Sistem ini membantu Anda dalam menyimpan dan memperbarui catatan dari percakapan atau meeting dengan klien secara digital. Selain itu, sistem ini bisa mengirimkan notifikasi otomatis kepada tim Anda yang terlibat dalam proyek tentang adanya pembaruan atau perubahan.
6. Buat Laporan Progress Secara Rutin
Sangat penting untuk memberikan laporan secara rutin agar klien apa yang sedang tim Anda kerjakan, sudah sejauh mana kemajuan proyek, dan lain sebagainya. Dengan demikian, klien tidak akan banyak bertanya tentang proyek yang sedang berjalan. Hal ini akan membantu Anda menjaga ekspektasi klien agar tidak berubah jauh dari ekspektasi awal.
Kesimpulan
Salah satu strategi untuk bisa mengelola ekspektasi klien adalah lakukan follow up dan memantau penjualan Anda menggunakan aplikasi Customer Relationship Management dari RedERP. Tujuannya agar Anda dapat mengidentifikasi prospek potensial dari perusahaan.
Selain itu, dengan aplikasi CRM RedERP, Anda juga bisa membuat laporan dengan penjualan secara otomatis dan real time. Software RedERP tidak hanya membantu Anda dalam mengoptimalkan cash flow dan meningkatkan akurasi penjualan, tetapi juga dapat membantu perusahaan Anda memaksimalkan efisiensi proses purchase order. Mulai dari permintaan, penawaran, hingga proses pembelian bisa disederhanakan jadi lebih singkat.
Langsung kunjungi situs RedERP untuk informasi selengkapnya. Ada berbagai manfaat yang ditawarkan untuk memaksimalkan bisnis Anda. Jadwalkan demonya sekarang juga!
Menghadapi Ekspektasi Dari Klien yang Menjengkelkan
